導入事例

導入事例 ミハル通信株式会社様

情報の一元化、生産向上

ただのグループウェアじゃない!
システムと一体化で業務改善が進行。ミハル通信株式会社様

導入の経緯

メール・カレンダー・文書管理・ワークフローが一体となったシステムを探していた。

富士通のTeamWAREを導入して10年がたち、新しいグループウェア導入の検討を始めていました。それとワークフローの機能を良く耳や目にするようになり、採り入れたいとも考え、数社から資料や提案をもらいました。その時、業務効率改善の面から条件にしたのが、メール・カレンダー・文書管理・ワークフローの一体的な管理です。とくにISOの文書管理ができることは、絶対条件でした。

最後まで残ったのは、FITEC社のdoSmart。決定理由は、一体化して使えることに加え、今までTeamWAREで使い慣れていたグループウェアの機能をさらに進化させている点でした。例えば、

1. メールを読んだかどうかチェックできる開封確認機能
2. メールの受信を知らせるポップアップ機能
3. カレンダーに入れた会合などへの参加了承機能 
などです。

導入後の効果 1

ワークフローの作成で、業務効率化の機運が想像以上に高まった。
業務申請
カスタマーサポート関連
外注試作依頼
検査成績作成依頼
特許広報申請
経理申請
交通費申請
出張旅費精算
総務申請
勤務関連
休日出勤申請
子供の看護休暇申請
裁判員休暇申請
届出・
申請関連
住所変更届
出生届
結婚届
稟議書

最初作成したワークフローは、総務系の届出業務です。これで少しずつ使い方を浸透させ、次に使用頻度の高い事務用品の注文業務や交通費の精算業務のワークフローを作成しました。

この交通費の精算業務だけを見ても、事務員の申請代行時間がなくなったり、今までバラバラに精算していた業務時間の効率化ができたり、doSmart導入によるワークフロー化に伴い社内業務の改善にも役立っています。こうしたワークフローを体験して、自分達の部門の業務ももっと改善できるのではないかという相談が増え、今では40ものワークフローができ、予想以上に本格稼働しています。

doSmart導入によるワークフロー化は、我々で簡単にできます。試作⇔テストをくり返すことがそんなに難しくありません。このように作成にスピード感がありますので、各部門が本当に必要な時に、グッドタイミングで提供できています。


導入後の効果 2

カスタマー・サポート部のワークフロー化では、劇的な業務改善効果が出た。

2010年7月にできたカスタマー・サポート部の話です。この部の前身は、製造部所属のサービス技術部門でした。当時、このサービス技術部門への依頼には、所定の書式で申請する方法だったのですが、その書式を使用しての申請は全体の1〜2割。電話での連絡がほとんどで、しかも時間がない場合などは、担当部長や課長の決裁を飛ばして担当者に直接電話して、○○に行って欲しいと依頼するのです。その結果、たくさんの作業依頼が重なるときなど、担当者への連絡などで混乱が生じていました。

そこで、新しくできたカスタマー・サポート部の部長がこの問題改善を提起。当初から作業依頼をdoSmartでワークフロー化。たくさんの作業依頼が来てもカレンダーとワークフローで作業の割り振りがスムーズに行え、非常に効率的に運用されています。

その他doSmart導入の予想以上の効果として、
1. ワークフロー化により業務が早く回るようになった
2. システム化により業務の整理ができ、統合・停止が進んだ
3. 業務が一覧で把握できるようになった
などがあります。

今後の展開

今後の展開 基幹システムと連携して技術情報の管理、効率的な活用を行いたい
5〜6年前から考えていたことですが、PDM(Product Data Management)の様な技術情報の一元管理、効率的な活用の実現が今年度の大きなテーマです。

これは、生産管理の基幹システムとdoSmartの連携でできると考えています。doSmartで情報共有している製品の仕様書・取扱説明書に、実際に現場で使用している図面を加え、それらの図面を格納する場所としてdoSmartを使います。そして、生産管理システムがもっている製品の構成(必要なユニットや部品など)とdoSmartにある図面とをリンクさせ、製品の構成情報から図面を直接引っ張り出せるような連携を考えています。こうなると現在の手作業の検索業務に比べ、格段に業務効率が上がります。

FITEC社には、生産管理の基幹システムについても提供してもらっているので、doSmartでの一体化だけではなく、データ連携などトータルな一体化も容易にできることがわかってきました。

それに、ここに来て何千、何万とある図面を保管する場所や、探す手間、人件費の問題がクローズアップされてきています。PDMのシステムは非常にコストがかかりますが、doSmartなら十分対応可能なコストです。3年間のdoSmartの実績を考えると、今年度中の実現は可能だと考えています。

ミハル通信株式会社様
ミハル通信株式会社様概要
設立 1955年8月
業種 情報・通信業
事業内容 CATVおよび共聴設備、
伝送機器の製造・販売
代表者 代表取締役社長 二ノ宮 隆夫
資本金 9,000万円
従業員数 293名(2011年2月1日現在)
本社所在地 神奈川県鎌倉市岩瀬1285
拠点数 5ヶ所(東京・大阪・福岡・広島・仙台)
ホームページ http://www.miharu.co.jp新規ウィンドウが開きます
資料請求/お問い合わせ無料トライアル電話番号によるお問い合わせ 03-5773-8588

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