導入事例

導入事例 古河電気工業株式会社様

生産向上、コスト削減

導入時期/2010年7月 規模/約8,000ユーザー NotesからdoSmartへ。
スピードと網羅性が大幅に改善!古河電気工業株式会社様

導入前の状況

いろいろなシステムがドッキングして、連携がなかなか図れなかった

導入前の状況は、2000年5月に導入したNotes Dominoをグループ約6,000名(現在約8,000名)の基幹システムとして使用していました。導入当初、これだけの人数ですと、1台1台のパソコン環境も違いますし、集中管理が難しいと考え、Webでの管理に着目しました。しかし当時はまだWebベースのソフトがあまり無く、メールはカスタマイズし、メール以外の掲示板や電子会議室、スケジュール機能はアドオンで付けたりして、何とか要件にかなうようなレベルにしたという感じです。

したがって、いろいろなシステムがドッキングしていて、インターフェイスに違和感があるし、連携もなかなか図れなかったというのが切り換えを検討し始めた時の大きな課題でした。

導入の経緯

doSmartは、後発だからこそ、技術、ソフトの面で優越している。
導入するシステムは数社検討しましたが、FITEC社のdoSmartを選んだ理由は次の4点です。

(1)グループウェアでは後発なので、最新の技術を採用しており、さらにバージョンアップで機能をどんどん充実させてくれる約束で製品の寿命が長く保てること。
(2)業務で活用するワークフローの提案など、製造業を知り尽くしているFITEC社ならでのアプローチ。
(3)最初の画面で、最新のニュース、今日の予定、未読メール、スケジュール等が一目でわかるポータル機能での優位性。
(4)事業環境の変化でコストを毎年予算化しやすい、1ユーザー当たりいくらの月額制の提案。

それにNotesからのデータの移行が大変かと思っていましたが、全く通常業務に支障をきたしませんでした。週末のみの作業で、月曜日には移行を完了したdoSmartが稼働しておりました。

導入後の効果 1

文書や約8,000人の情報検索が効率アップ。理想は社内グーグル。
文書や約8,000人の情報検索が効率アップ。理想は社内グーグル。

例えば、コンプライアンス関係の見直しをする場合、「コンプライアンス」や「内部統制」などのキーワードを入れてdoSmartで横串に検索すると、保存されている文書が全て出てきます。今までは「当たりをつけ」探していました。時間がかかりましたし、見つかっても網羅している保証はありませんでした。このように「網羅性」と「効率性」で圧倒的な効果が出ています。

またメールアドレス等社員の情報がトップ画面からいきなり検索でき、とても便利です。当社はグループ会社が連結対象だけで約100社もあり、最近は海外に異動する人が増えています。メールを送るためだけではなく、ある人の所在を検索するということにも大いに役立っています。


導入後の効果 2

朝一番に今日の予定、仕事の優先順位が決められる。
朝一番にに開くdoSmartのポータル画面
画像を拡大する

会社に来たら、まずdoSmartを立ち上げます。そうすると朝一番にしなければいけないことの情報が最初の画面にパッと出ます。「会社としての新たなニュース」「部門からのお知らせ」「今日の予定」「未読メール」などです。

私はメールを順番に読んでいくことはしません。まず未読メールの数をチェックし、同時にスケジュールを確認。優先度の高いメールから開いていきます。重要度の高いメールがあれば、スケジュールに出ている会議を調整して先に読みます。何を優先すべきかの意思決定が画面を見ながらできます。


導入後の効果 3

変更や追加のワークフローがたった3分でできる。

J-SOX対応の業務監査を私が担当したのですが、その時のワークフローは、「監査結果のレポート」⇒「部門担当者の承認」⇒「部長の承認」⇒「監査部門のマネージャー(私)の承認」という流れです。そうした流れの中で、「部門担当者の承認」を省く変更が生じたり、監査が必要なレポートが追加されたりすることがありました。ワークフローの修正が必要となります。

私がワークフローの修正を行ったのですが、何と新たなワークフローがものの3分ぐらいで登録できたのです。まわりにいた人は大変驚きました。こういうプログラムを外部に依頼すると、検証も含めて数週間はかかります。このようにオリジナルのワークフローを変更したり追加したりすることはとても簡単にできます。実際に作業をした私自身が一番驚きました。

今後の展開

今後の展開 ポータル画面を業務の意思決定の支援にさらに活用したい。

例えば、営業部門がお客様の受注を登録するなど、基幹業務との連携ができれば、部門長が朝一番にdoSmartのポータル画面を見て、部下が昨日何件受注したかが確認できるようになります。そしてどの部下に何を指示したら良いか、的確に素早く判断できるようになります。またポータル画面の一角に営業実績の累積値を前年と比較できるように、グラフ化して表示すれば、経営の視点からも意思決定の支援になります。

このように様々な情報を取り込み、古河グループ全体でのシナジーを高めるきっかけにしたい、doSmartはそういう広がりを期待させ、かつ実際に可能なグループウェアだと思います。

古河電気工業株式会社様 本社ビル
本社のある丸の内仲通りビル
古河電気工業株式会社様概要 (2011年6月現在)
設立 1896年6月25日
事業内容 電線・非鉄金属製品の製造・販売
代表者 代表取締役社長 吉田 政雄
資本金 69,395百万円
従業員数 39,325名(連結)4,227名(単体)
本社所在地 東京都千代田区丸の内2丁目2番3号
(丸の内仲通りビル)
ホームページ http://www.furukawa.co.jp新規ウィンドウが開きます
資料請求/お問い合わせ無料トライアル電話番号によるお問い合わせ 03-5773-8588

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