導入事例

導入事例 古河AS株式会社様

情報の一元化、生産向上

導入時期/2008年1月 規模/約2630ユーザーワークフローの活用で大改革。「問題点連絡書」の回答日数が半減!

導入前の状況

「問題点連絡書」の納期管理とデータ分析が思うようにできなかった。

「問題点連絡書」とは、技術的・製造的な問題点について、社内の関連部門に連絡し回答を依頼する文書のことです。「問題点連絡書」は全てFAXかメールで処理されていて、その流れは次の通りでした。
問題提起部門が「問題点連絡書」を送付⇒事務局で「問題点連絡書」を登録処理⇒回答部門を選んで「問題点連絡書」の回答を依頼⇒回答部門は対応方法を検討し「問題点連絡書」に回答内容を記載、事務局に戻す⇒事務局で確認して問題が無ければ、問題提起部門に送付⇒問題提起部門では効果検証を実施。
この「問題点連絡書」には、大きな課題が2つありました。
1つ目は納期管理です。「問題点連絡書」には回答希望日を記入しているのですが、なかなか納期が守られず、事務局も督促できていないのが実情で問題になっていました。

2つ目は、データ分析です。お客様の各車種を立ち上げる際、過去トラブルの再発防止のため、「問題点連絡書」を分析します。しかし過去の情報も大量の紙で保管されていて、検索・分析に時間がかかり、お客様の納期短縮への対応で問題になっていました。
電子化の取り組みも検討したが情報共有の手段が無く断念。
過去、「問題点連絡書」の電子化について、トライしたことがあります。しかし依頼する回答部門が多岐にわたり、イントラネットの圏内であれば情報の公開も可能ですが、海外工場など圏外になると、情報共有の手段が無いというのが当時の状況でした。機密事項も多く簡単にデータを送れないということがネックになり、FAXとメールの方が安全と、改善に至りませんでした。

導入時の状況

作業方法の大幅な改革にもかかわらず、新しいワークフローがスムーズに定着。
問題点連絡書
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会社のインフラとしてdoSmartを導入し、そのワークフロー機能を使って業務改善を検討する話がシステム企画から来ました。そこで「問題点連絡書」のワークフローを開発したのですが、これまでと作業方法が全く変わりますので、本当に定着するか不安がありました。FAXで来て、紙に手書きすれば済んでいた回答部門の理解が得られるのが、一番難しいと思っていました。ところが、過去のデータ検索が容易になり、回答部門でも効率化が進み、メリットがものすごくあるということを理解してくれて、とてもスムーズにいきました。
あえて標準機能だけでワークフローを開発したのですが、反発もなく定着したということは、doSmartはカスタマイズしなくても、ユーザーニーズにマッチしたものが開発できるんだと思いました。


導入後の効果

「問題点連絡書」の回答日数は半分以下に。お客様の納期短縮にも対応。

納期を守らなければ、回答を戻すまで毎日doSmartから督促のサインが出ます。それに全部署の「問題点連絡書」の納期遵守率をグラフ化して、回答部門の上長に月に1回報告しています。結果、納期遵守の意識が高まり、導入前・後の比較で、提起数は増えているのに、回答日数が半分以下になる成果が出ています。(下表参照)
データ分析の分野でも成果が出ています。お客様の開発期間が年々短期化しており、今までと同じ問題を起こしていたのでは、短納期化に追いつきません。的確に「問題点連絡書」のデータ分析を行うことで、過去のトラブルの未然防止ができるようになりました。

doSmartは、データを複数の拠点で、すぐに検索できるのが大きなメリットです。このような情報の一元化で、ここ5年間で半分ぐらいになったお客様の納期短縮の要望に対応できています。

作業方法の大幅な改革にもかかわらず、新しいワークフローがスムーズに定着。 「問題点連絡書」のdoSmartワークフロー

今後の展開

同様にアナログで運用している仕組みをdoSmartでワークフロー化したい。

現在紙ベースでやり取りしている「問合せ確認事項書」のワークフロー化が新しいテーマです。これは、お客様からいただいた図面で読み取りができないところが出た場合、設計拠点に問合せをするものですが、当社の海外拠点から何度も同じ件で問合せがあったり、お客様の拠点が海外に移り、時差や言葉の関係で簡単に問合せができない状況にあるなど問題になっています。

この案件より複雑な「問題点連絡書」で成果をあげているので、doSmartの次の展開として簡単にできるのではと思っています。
古河AS株式会社様 本社ビル
本社
古河AS株式会社様概要(2010年3月末現在)
設立 1950年11月
事業内容 ワイヤーハーネス(自動車用組電線)、 関連電装部品、および車載用機能製品群の設計開発、製造販売
代表者 代表取締役社長 黒川 通豊
資本金 30億円
従業員数 1,425名
本社所在地 滋賀県犬上郡甲良町尼子1000
拠点数 24ヵ所
ホームページ http://www.furukawaas.co.jp新規ウィンドウが開きます
資料請求/お問い合わせ無料トライアル電話番号によるお問い合わせ 03-5773-8588

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